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Centre d'aide MyBat
Retrouvez toutes les informations pour bien utiliser MyBat
Documents
Projet
Un document peut être ajouté à plusieurs sous projet en même temps, sans devoir répéter la démarche plusieurs fois. Pour cela, rendez vous dans le projet souhaité et dans l'onglet "Document"
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Sélectionnez les sous-projets dans lesquels vous voulez ajouter le document
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Sélectionnez la catégorie de document (Communs, Clients, Sous-traitants)
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Ajoutez votre document avec le bouton "Ajouter un document" et appuyer sur "Transférer"
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Cliquez sur "Téléverser" et votre document sera ajouté aux différents sous-projets sélectionnés
Sous-projet
MyBat permet de regrouper tous les documents d'un chantier au même endroit, pour cela, rendez vous dans le sous-projet souhaité et dans l'onglet "Document".
Les documents sont organisés en trois catégories :
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Documents communs : Utiles à l'ensemble du chantier (plans, informations générale, etc.)
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Documents clients : Visibles uniquement par les clients (contrat, acte de vente, etc.)
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Documents sous-traitants : Réservés uniquement aux sous-traitants (plans électriques, contrat d'entreprise, etc.)
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Sélectionnez la catégorie souhaitée : Communs, Clients ou Sous-traitants
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Cliquez sur "Ajouter un dossier" ou "Ajouter un fichier"
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Tapez le nom de votre dossier ou ajoutez directement votre fichier
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Cliquez sur "Enregistrer" et votre dossier / fichier sera ajouté
Pour accéder aux différentes actions possibles (modifier, supprimer, etc), cliquez sur
Plus-values
Création de plus-values
Les plus-values permettent de gérer les travaux supplémentaires au contrat. Elles sont créées par le directeur des travaux directement depuis le sous-projet concernés.
Lors de la création d'une plus-value :
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Un sous-traitant peut-être assigné
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Le sous-traitant a accès uniquement aux plus-values qui le concernent
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Les autres plus-values restent invisibles
Une fois la plus-value prête, le client peut la valider électroniquement. La validation se fait par signature électronique avec une reconnaissance juridique valable en Suisse et dans toute l'Europe.
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Cliquez sur le bouton "Ajouter une plus-value"
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Donnez un nom (raison), un montant et un rabais (facultatif)
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Sélectionnez les sous-traitants concernés (facultatif)
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Sélectionnez un document sous "Sélectionner un document"
Validez la plus-value en cliquant sur "Enregistrer". Pour la supprimer ou la modifier
Attention, en tant que Directeur de travaux, vous avez la possibilité de valider une plus-value, mais aucune cette validation n'aura aucune validité juridique. C'est au client directement de le valider
Consultation et validation par le client
La validation d'une plus-value doit se faire uniquement si le client reconnait devoir cet argent. La signature est valable devant la loi et ne peut pas être changée.
Le client comme le directeur de travaux peuvent consulter une plus-value en cliquant simplement dessus. Le fichier lié peut être téléchargé et consulté au même endroit.
Une fois analysé, le client peut "Archiver" la plus-value s'il la refuse ou la "Valider" et suivre la procédure ci-dessous.
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Cliquez sur le bouton "Valider" depuis le résumé de la plus-value ou en cliquant sur les
Si vous êtes sûr de vouloir valider la plus-value, cliquez sur "Procéder", dans le cas contraire, cliquez sur "Annuler"
Maintenant, l'application a envoyé le document a signé dans
Connectez vous avec la même adresse mail que celle avec laquelle vous êtes inscrit sur MyBat
Une fois inscrit et votre e-mail validé, remplissez vos informations et procéder à la vérification d'identité
Une fois cela fait, vous pouvez aller directement dans la page d'accueil Deepsign (en haut à gauche) et vous devriez vous apparaitre le document que vous devez valider
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Cliquez sur ce document et ensuite sur "Sign now"
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L'application vous demande une signature et une fois que cela est fait, le processus est terminé.
Attention, les points 4 et 5 sont à faire uniquement pour la première signature. Par la suite, la validation ne sera plus nécessaire pour accéder à DeepSign et signer vos plus-values.
Discussions
Gestion des discussions
Les discussions permettent d'échanger directement autour d'un sous-projet, sans perdre d'informations dans des messages externes. Elles sont liées au chantier et restent accessibles au même endroit.
Seules les personnes ajoutées à une discussion peuvent la voir et y participer. Une fois un utilisateur ajouté à une discussion, elle ne peut plus être supprimée. Cette règle garantit :
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La traçabilité des échanges
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La confidentialité
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L'intégrité des informations
Création de discussions
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Cliquez sur le bouton "Ajouter un ticket"
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Remplissez le nom de la discussion
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Sélectionnez les membres de la discussion
Seul les membres faisant partie du sous-projet pourront être ajoutés
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Sélectionnez le statut de la conversation (Non traité, En cours, Validée)
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Cliquez sur "Enregistrer" pour créer votre discussion. Il est possible de renommer la discussion en cliquant sur "renommer"
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Pour ajouter des utilisateurs, accédez à la conversation souhaitée et cliquez sur
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Pour valider une discussion, cliquez sur le statut et sélectionnez "Validé"
Une fois la discussion validée, elle ne peut plus être modifiée mais peut être consultée.
Retouches
Gestion des retouches
Les retouches permettent d'effectuer un état des lieux clair à la fin des chantiers. Les clients et le directeur de travaux ont un suivi de ce qu'il reste à faire
Lors de la création d'une retouche :
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Un sous-traitant peut-être assigné
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Le sous-traitant a accès uniquement aux retouches qui le concernent
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Les autres plus-values restent invisibles
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Cliquez sur le bouton "Ajouter un tâche"
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Définissez un sujet, une date limite (facultatif) et une description (facultatif)
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Sélectionnez les sous-traitants concernés (si nécessaire)
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Ajoutez des sous-tâches (si nécessaire)
Cliquez sur "Enregistrer" pour créer votre tâche. Pour modifier ou supprimer, cliquez sur
Pour valider la tâche, cliquez sur le statut et sélectionnez "Validée"
Pour faire un commentaire sur la tâche, cliquez sur la bulle de discussions.
Une retouche validée reste visible mais ne peut plus être modifiée.
Rendez-vous
Gestion des rendez-vous
MyBat permet de gérer les rendez-vous liés à un sous-projet, afin de garder une vue claire. Les rendez-vous sont centralisés et accessibles uniquement aux personnes concernées. Rendez vous dans le sous-projet et dans l'onglet "Rendez-vous".
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Cliquez sur le bouton "Ajouter un rendez-vous"
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Définissez un sujet, un emplacement, une date et une heure
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Sélectionnez les invités qui doivent venir au rendez-vous
Cliquez sur "Enregistrer" pour créer votre rendez-vous. Pour supprimer et modifier, cliquez sur
Les rendez-vous sont également accessibles directement dans la page d'accueil de l'application. Ils sont triés par date et affichent directement les projets concernés pour une vision plus globale. De ce fait, il n'est pas nécessaire de faire le tour de ses projets pour connaitre ses prochains rendez-vous.
Paiements
Gestion des paiements
MyBat permet de suivre les paiements d'un sous-projet de manière claire et structurée. Rendez vous dans le sous-projet et dans l'onglet "Paiements". Les paiements peuvent être générés automatiquement à partir d'un modèle de facturation, ou ajoutés manuellement, selon votre volonté.
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Pour ajouter manuellement un paiement, sélectionnez le type de paiement : Contrat ou Plus-value
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Cliquez sur "Ajouter un paiement"
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Remplissez les champs demandés : Montant, échéance de la facture et le statut
Cliquez sur "Enregistrer" pour créer votre rendez-vous. Pour supprimer et modifier, cliquez sur
Pour faire un commentaire sur le paiement, cliquez sur la bulle de discussions.
Il est possible de changer le statut en cliquant dessus. Statut possible : Payé, facturé et non-facturé.
Attention, pour le statut "Payé" et "Facturé", la date s'enregistre automatiquement, sans que personne puisse la modifier.
Lors de la validation d'une plus-value par un client, le montant est automatiquement divisé selon le modèle de facturation des plus-values du chantier. Rendez vous dans l'onglet "Plus-value" pour vous en rendre compte.
Par exemple, si un client valide une plus-value de 10'000 CHF, et que votre modèle de facturation de plus-values est de 50/50, deux paiements vont se créer. Le premier sera de 5'000 CHF à payer de suite, et le second de 5'000 CHF à payer lors de la remise des clés.
Il est également possible d'attribuer un rabais sur la globalité du contrat. Pour se faire, cliquez sur l'icône "+" à côté de "Rabais" dans le l'onglet "Paiement".
Devis et factures
Devis de projet
Les devis permettent de suivre le prix total du chantier, directement depuis le projet global.
Ils sont organisés par coûts de construction afin d'avoir une vision claire et structurée des montants dépensés.
Il est possible d'importer sa liste de CFC directement depuis un modèle de devis par CFC ou de les ajouter un par un manuellement. Il est également possible d'importer un devis puis de rajouter des CFC par la suite manuellement. On peut également "Exporter" sur Excel le devis pour le transmettre à un tiers hors MyBat
Dans ces devis, que l'on retrouve dans le projet souhaité, puis dans l'onglet "Devis de projet", on y retrouve : les travaux propres, les montants des devis, les montants des contrats signés et le montant des paiements.
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Pour ajouter manuellement un CFC, cliquez sur "Ajouter un CFC"
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Faites une recherche par code CFC ou par Item directement
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Remplissez le montant des travaux propres, du devis et du contrat signé
Cliquez sur "Enregistrer" pour créer votre CFC. Pour supprimer et modifier, cliquez sur
Pour faire un commentaire sur le CFC, cliquez sur la bulle de discussions.
Ajouter un paiement
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Pour ajouter manuellement un paiement, cliquez sur "Ajouter un paiement"
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Sélectionnez s'il s'agit d'un paiement lié au contrat ou à une plus-value
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Remplissez le montant et sélectionnez le code CFC (Attention, le CFC doit déjà exister dans le devis)
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Sélectionnez un document à associer au paiement (facture, preuve, etc.)
Cliquez sur "Enregistrer" pour créer votre CFC. Pour supprimer et modifier, cliquez sur
Facture du projet
L'onglet "Factures du projet" que l'on retrouve sous chaque projet, permet de regrouper toutes les factures liées au projet. Elles peuvent être ajoutées par :
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Votre équipe
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Les sous-traitants
D'une fois que la facture est notifiée comme "Payé", elle s'intègre directement dans le devis, sous le CFC indiqué.
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Pour ajouter une facture, cliquez sur "Ajouter une facture"
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Sélectionnez le type : Contrat ou plus-value
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Remplissez le montant et le CFC
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Ajoutez un document (Facture, preuve, etc)
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Cliquez sur "Enregistrer" pour créer votre facture.
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Une fois la facture payée, cliquez sur la case à cocher
Le module de facture est directement lié à celui des "Devis du projet".
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